La caja chica en contabilidad de una empresa

En toda aventura empresarial hay pequeñas operaciones que requieren de nuestra atención y un correcto control. ¿Qué es la caja chica de una empresa?. ¿Puede la caja chica comprometer tus cuentas contables? Porque a pesar de ser operaciones de muy poco valor que no suponen un gran descuadre, si se acumulan puede producir un desconocimiento de las cuentas reales de tu negocio.

Ya sea que has abierto un restaurante o una cafetería, ya sea que has abierto una zapatería o un comercio de ropa, la contabilidad de tu negocio es un elemento de gestión imprescindible que puede consumir muchos recursos y requiere tomar decisiones para un adecuado control de las políticas de gastos. Puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu emprendimiento.

Ya que la contabilidad para cualquier negocio es tan importante, es vital conocer qué es la caja chica de una empresa, cómo se gestiona la caja chica y qué beneficios aporta llevar cuenta pormenorizada de los movimientos de caja chica.

¿Qué es la caja chica de una empresa?

La caja chica es una cantidad. En contabilidad, caja chica es un fondo fijo de caja que una empresa tiene disponible para el pago inmediato de pequeños gastos. Este tipo de gastos suelen estar relacionados con el material de oficina u otros materiales necesarios para el desarrollo de la actividad.

Gestionar negocios de cara al público, o incluso vendiendo online desde tu casa, requiere comprar consumibles de todo tipo. La caja chica es la forma de incluir estos gastos menores en la contabilidad de tu negocio. Pueden parecer gastos insignificantes, pero pueden suponer el desbalance de tus cuentas. Asegúrate de tener un fondo fijo de efectivo que pueda hacer frente a los gastos diarios que estén fuera de los gastos programados en el presupuesto.

Tanto la contabilidad en general como la gestión de la caja chica de contabilidad en particular son funciones que cumple un sistema TPV o Terminal punto de venta.

• Si has abierto un negocio de hostelería, un gasto de caja chica habitual puede sobrevenir cuando falta pan o hielo y debe resolverse de forma rápida. Esa rapidez y urgencia a menudo lleva a olvidar tomar buena nota contable del poco dinero que se toma para estas funciones no regulares. 

Si ese es tu caso, un TPV para hostelería te permitirá introducir la información de los gastos de caja chica automáticamente y que figuren en la contabilidad y los informes personalizados

• Si tu negocio es un pequeño comercio, un gasto de caja chica habitual puede ser la compra de material de oficina, fotocopias, productos de limpieza…

Si este es tu caso, el hacerte con un TPV para comercio basado en la nube te permitirá establecer categorías de usos de caja chica e incluir el gasto contable en la nube.

Gestión de la caja chica

La gestión de la caja chica consiste en disponer de un lugar físico donde el dinero esté disponible y de alguien encargado de su custodia. Asegúrate de tener un fijo de caja chica, de la misma manera que te aseguras de que el fondo de caja se conserva entre servicios.

El concepto de caja chica también se utiliza para referirse a la persona encargada de gestionarla, el encargado del manejo de la caja chica. Este responsable de la caja chica debe tener un registro preciso de todos los gastos realizados y guardar todos los comprobantes de pago.

Lógicamente, la persona encargada de gestionar la caja chica de tu establecimiento tiene una gran responsabilidad, ya que la contabilidad es un eje vertebrador fundamental de la gestión de tu negocio.

Además, es aconsejable que esta persona tenga una buena capacidad contable para poder hacer un balance exacto de los gastos realizados y tener un control sobre lo que entra y lo que sale.

Por último, es importante tener un límite en la cantidad de dinero disponible en la caja chica para no correr el riesgo de que se agote y no pueda cubrir gastos pequeños pero necesarios.

Beneficios del control de la caja chica

El control de la caja chica tiene muchas ventajas, tanto para la empresa como para la persona encargada de gestionarla.

Algunas de las ventajas de tener controlada la caja chica son:

• Tienes una mejor visión de tu estrategia empresarial 

El ser un buen emprendedor dependerá en gran medida de la calidad de tu servicio o producto, de como compitas en precios con los negocios que prestan servicios similares a los tuyos y de como gestiones la relación entre costes y gastos. Para poder evaluar tu negocio tienes que incorporar los pequeños gastos como los de la caja chica.

• Puedes llevar un control de los gastos 

Tener un registro de todos tus gastos te ayudará a mantenerte dentro de tu presupuesto y evitar gastar de más o evitar las fugas de dinero.

• Puedes evitar sorpresas

Al llevar un control de la caja chica, sabrás exactamente de cuánto dinero dispones en todo momento. De este modo, podrás evitar sorpresas desagradables cuando llegue el momento de pagar las facturas.

• Puedes ahorrar tiempo 

Automatizar la gestión de la caja chica puede ahorrarte mucho tiempo. El software TPV como el de Epos Now puede ayudarte a hacer un seguimiento de los gastos y a generar informes automáticamente.

• Puedes reducir los costes

Al tener el control de sus gastos, puede evitar gastar en exceso y ahorrar dinero a largo plazo.

En definitiva, el control de la caja chica es esencial para tener una buena contabilidad de todos los gastos en los que incurre su negocio, sea grande o pequeño. Un sistema de TPV puede ser de gran ayuda para gestionar la caja chica y llevar un control de todos sus gastos.

Conclusiones

Asegúrate de que el TPV que elijas para tu negocio cuente con las integraciones de contabilidad necesarias como Sage o Quickbooks.

Estas herramientas de contabilidad permiten generar facturas, elaborar presupuestos y llevar los movimientos de gestión al día.

No inviertas personal específico para ellos. Con estas herramientas sencillas de usar podrás llevar la contabilidad de tus negocios al día. Lo que te ayudará a sostener un plan de negocios sólido y fructífero.

Si tienes más dudas sobre el uso de la caja chica, o las funciones que un TPV basado en la nube como el de Epos Now tiene para ti, no dudes en consultar con nuestro equipo de expertos, estarán encantados de ayudarte sin ningún tipo de compromiso.