Cierre de caja diario. Gestiona tu negocio con seguridad

Si estás pensando en abrir un comercio o un establecimiento de hostelería, debes estar familiarizado con el cierre de caja. Pero, ¿qué es un cierre de caja?, ¿cómo hacer un cierre de caja diario?.

Saber cómo hacer un cierre de caja es fundamental para la gestión de un negocio día a día, es una actividad ineludible de la que dependerá, en gran medida, el éxito de tu actividad económica.

Un cierre de caja, también llamado arqueo de caja o cuadre de caja, es el conjunto de operaciones que se realizan al final del día para conciliar las ventas realizadas con el dinero realmente recibido.

El objetivo del cierre de caja es tener un control detallado de lo que se ha gastado y lo que se ha facturado durante el día, para evitar posibles pérdidas por robos o errores en la gestión de cobros.

Por qué es importante saber cómo hacer un cierre de caja diario

Como hemos dicho, un cierre de caja es fundamental para no cometer errores en la gestión y organización de tu negocio al final de cada jornada laboral. Puede ser recomendable hacer un cierre de caja en el cambio de turnos. Esto dependerá de la estructura organizativa con tus empleados.

En pleno s. XXI existen herramientas que lo facilitan todo como los TPV o Terminal Punto de Venta. Los sistemas TPV o Terminal Punto de Venta son el conjunto de herramientas que permiten la gestión y la administración de tu negocio. Permite operaciones como cobrar a tus clientes con un datáfono, gestionar las existencias, elaborar informes contables o gestionar a tu personal y sus nóminas.

Por supuesto, los sistemas TPV basados en la nube, como el de Epos Now, también permiten realizar cierres de caja de forma sencilla y automatizada.

Es importante realizar un cierre de caja diario porque permite:

• Comprobar que todas las ventas se han contabilizado correctamente.

Un cierre de caja permite asegurarte que todo el dinero que entra en caja, desglosado por cada método de pago, es contabilizado como entrada. También permite supervisar las posibles mermas o pérdidas de dinero en efectivo.

• Tener un mejor control de sus niveles de inventario.

Después de una rentable jornada de trabajo en tu comercio o en tu restaurante querrás saber cuantas existencias te quedan de tus productos o servicios más populares. 

La gestión del inventario total y pormenorizado puede llevar mucho tiempo y recursos si no se cuenta con las herramientas necesarias. Con el cierre de caja diario puedes llevarlo todo al día y localizar aquellos productos más demandados para tener a tus proveedores en preaviso. De esa forma nunca te quedarás sin existencias.

• Gestionar tu negocio de forma más eficiente. 

Si, por ejemplo, tienes un negocio de hostelería, el llevar al día los cierres de caja, asegurándote de tener un fondo de caja, asegura que tu siguiente servicio comenzará sin ningún tipo de problema.

Un TPV adaptado a la hostelería permite reunir todas estas funciones de forma lo más automatizadamente posible. El resultado es una mayor rotación de las mesas, lo que supone aumentar tu beneficio y la satisfacción de tus clientes.

• Reducir el riesgo de fraude o robo.

El cierre de caja diario permite trazar los descuadres de caja. Es decir, que cuando se cierra la caja después de un servicio, se revelarán los descuadres motivados por la picaresca o errores humanos. 

Esto ayuda a corregir malas costumbres en tu personal y disminuir la pérdida por robo o pérdida. Una sana costumbre es dejar un fondo de caja fijo retirando el resto de efectivo. Así, en caso de robo, no se producirá una gran pérdida.

• Aumentar las ventas.

Si, por ejemplo, tienes la intención de abrir un pequeño comercio de ropa o una tienda de alimentación, un TPV adaptado al comercio agilizará el proceso de pago y te dará información sobre los productos más vendidos. Así sabrás como invertir en publicidad y marketing.

Cómo hacer un cierre de caja diario

1. Comprobar las ventas realizadas en el día

Lo primero que debes hacer es comprobar las ventas realizadas durante el día y compararlas con la información de tu sistema TPV (punto de venta). Si usas el software TPV de Epos Now, todas las transacciones se registran en la nube, con lo que saber el valor de todas las ventas registradas en el día es coser y cantar. 

2. Conciliar las ventas con los pagos recibidos

Una vez que hayas comprobado que todas las ventas se han contabilizado correctamente, debes conciliarlas con los pagos realmente recibidos. Para ello, debes contabilizar todo el dinero recibido teniendo en cuenta todas las formas de pago utilizadas: efectivo, tarjeta de crédito o débito, bonos, Paypal, ventas online…

En este punto, también debe comprobar que los importes recibidos se corresponden con las ventas realizadas y que no hay discrepancias entre los movimientos de caja registrados y el dinero de la caja, tanto los billetes y monedas como los tickets del datáfono.

3. Comprobar la caja registradora

El siguiente paso es comprobar la caja registradora, para ver si la cantidad de dinero que contiene se corresponde con lo que debería según las ventas realizadas y los pagos recibidos.

4. Preparar un informe

Una vez realizadas todas las operaciones anteriores, debes elaborar un informe con toda la información recogida. Este informe te será muy útil para tener un control detallado de tu negocio y detectar posibles discrepancias o errores.

5. Hacer un depósito

Por último, debes realizar un ingreso de la recaudación del día en la cuenta bancaria correspondiente a tu negocio. Esta operación es esencial para tener un buen control de su flujo de caja y evitar posibles pérdidas.

Conclusiones

Saber cómo hacer un cierre de caja diario te ahorrará tiempo y recursos. Muchas cosas han pasado desde que los comercios usaban el papel y el lápiz para registrar sus transacciones. Ahora existen múltiples maneras de automatizar esos procesos.

No hace mucho tiempo estas labores tenían que ser contratadas externamente o tener supervisores dedicados en exclusiva a la gestión. En pleno siglo xxi, todos estos gastos pueden ser evitados de forma sencilla.

Ten en cuenta que, simples acciones como realizar un cierre de caja y automatizar la gestión de las recaudaciones diarias, pueden suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso de un negocio.

Si deseas conocer más detalles sobre cómo hacer un cierre de caja después de cada jornada de trabajo, no dudes en contactar con nuestro equipo de expertos, estarán encantados de ayudarte sin ningún tipo de compromiso. Ya no tienes excusas para no cumplir tu sueño de emprendedor con las herramientas apropiadas.