Cómo hacer un inventario rápido y eficaz

Estarás pensando en cuál será la mejor manera de aumentar tus ingresos y disminuir tus gastos. Comenzar una actividad empresarial puede parecer complicado, pero si tienes claras algunas de las funciones principales, emprender será como coser y cantar. Antes de preguntarte cómo hacer un inventario, sería muy recomendable que te preguntaras qué es; cuántos tipos de inventarios hay o cómo se automatiza un control de inventarios. Si este es tu caso, no te despegues de este artículo.

¿Qué es un inventario?

Un inventario es el documento que recoge la relación detallada de todos los artículos disponibles. No solo de los tipos de artículos de los que se tienen existencias, sino que se deben contar el número de artículos de cada tipo disponibles.

El objetivo de realizar un inventario es tener un control pormenorizado de las existencias disponibles para la elaboración de tus productos o proveer servicios, incluso, de los elementos que utilizas para la elaboración de un determinado producto.

El cómo hacer un inventario dependerá del objeto a inventariar. Podemos distinguir tres categorías principales

• Materias primas: Son los consumibles que una empresa utiliza para crear sus productos. Por ejemplo, una empresa de ropa puede hacer un seguimiento de la tela que tiene a mano.
• Productos en proceso de fabricación: Se trata de un control de inventarios sobre productos cuya fabricación se ha iniciado, pero que aún no se ha terminado. Por ejemplo, una empresa de muebles puede tener sillas incompletas en su inventario.
• Productos acabados y listos para ser distribuidos o vendidos: Este objeto de inventario es realmente importante y relevante para tu negocio. De él provienen tus ingresos, así que intenta mantener estos inventarios al día. 

Si tienes un comercio y además quieres vender online necesitarás un sistema TPV que gestione tus productos y tus clientes. Un TPV, o Terminal Punto de Venta, puede enlazar tu inventario o recuento de existencias con tu página web y plataforma de comercio electrónico integrada. De esta forma no correrás el riesgo de mostrar disponible algún producto que no tengas en existencias o productos que están caducados.

Cuando un producto es vendido, esta venta repercute en tu software TPV de gestión restando una unidad del producto vendido dentro del inventario. Al restarse esa unidad en el inventario quedarán disponibles una unidad menos para los próximos clientes. ¡Y todo sin intervención humana!

El tener un inventario actualizado permanentemente y de forma automática te ayudará a no cometer errores con tus clientes. Fidelizarlos con un servicio con la mayor precisión.

Un TPV no es simplemente un dispositivo para cobrar, sino que puede ser una pieza clave que centre la gestión de todo tu negocio y automatice procesos como los inventarios que consumían mucho tiempo y recursos.

Cómo hacer un inventario

En un recuento de los artículos reales disponibles pueden realizarse con conteos manuales sobre papel, introduciendo los datos en el ordenador o utilizando un escáner de códigos de barras.

Con un escáner de códigos de barras podrás realizar esta labor en muchísimo menos tiempo.

Este inventario se puede hace de forma periódica. Se refleja cada unidad de producto en una base de datos dinámica. Para ahorrarte el diseñar una hoja puedes usar plantillas prediseñadas[1].

Te recomendamos encarecidamente que te hagas con una solución completa para tu TPV como la de Epos Now que registra automáticamente cada entrada y cada salida de artículos de tus existencias y guarda esa información en la nube. De esa manera tienes la garantía de que esa información nunca se pierde.

Con un TPV basado en la nube como el de Epos Now podrás acceder al estado de tus existencias en tiempo real desde cualquier smartphone. Incluso desde el sofá de tu casa.

Tipos de inventarios

Los tipos de inventarios pueden listarse de varias maneras. Pueden dividirse según el momento en el que se efectúen, según la periodicidad, según su función o según las necesidades logísticas implicadas. En este caso vamos a abordar una dimisión práctica en la que las categorías no tienen por qué ser excluyentes entre sí.

1. Inventario Inicial: 

Se realiza al comienzo del ejercicio fiscal. El control de inventarios se lleva a cabo antes de añadir nuevas existencias o antes de un periodo de ventas muy movido. Este tipo de inventario se nutre de herramientas muy útiles como la posibilidad de programar alertas cuando los niveles de existencias de un determinado producto alcanzan un nivel crítico. 

Con el TPV para comercio de Epos Now podrás programar incluso correos electrónicos a tus proveedores para tener toda tu mercancía a punto.

2. Inventario final:

Este control de inventarios se realiza al final del ejercicio fiscal y tiene como objetivo principal evaluar las mermas de existencias y compararlas con los ingresos obtenidos. Para esto es especialmente útil las herramientas TPV que te permiten realizar informes personalizados en un par clics. En estos informes puede obtener información contable sobre tus beneficios y ver el registro de ventas. 

Todas las salidas de tu nivel de existencias por ventas tienen que ser iguales a las ventas de dicho producto.

Con un simple gesto y desde cualquier terminal puedes acceder a informes detallados y personalizables que harán tu vida más fácil, te ayudarán a gestionar tus recursos y minimizar las pérdidas por extravío o robo de tus productos.

3. Inventario cíclico:

El cómo hacer un inventario no tiene grandes secretos si se tienen las herramientas apropiadas. El momento apropiado para inventariar los productos es una cuestión clave que requiere de tu atención.

Si el negocio que quieres abrir es un establecimiento de hostelería, es posible que te interese llevar un control de inventarios semanal, y para productos frescos, incluso diariamente. Hazte con las herramientas que automaticen este control de inventarios y evita largas y tediosas horas de conteos.

Con otros tipos de negocio es razonable que los tiempos entre inventarios sean adecuados al volumen de ventas y la necesidad de reposición del producto.

Como ves, realizar control de inventarios es algo muy habitual y podría requerir muchas horas de trabajo si no se poseen las herramientas adecuadas. 

Beneficios de llevar el control de inventarios al día

Tal y como has visto, el cómo hacer un inventario no presenta grandes dificultades. Y las pocas dificultades que puedan surgir se acabarán con un buen sistema TPV como el que ofrece Epos Now.

Entre las innumerables ventajas de realizar el control de inventarios con tu TPV están:

• Reducirás costes: Evitarás la sobre acumulación de productos que no tienen tan buena salida entre tus clientes. De esta forma aprovecharás el espacio de tu almacén y no invertirás innecesariamente en proveedores. 
• Identificarás las tendencias: Tu TPV te permite adecuar tu oferta exactamente a lo que tus clientes necesitan. Explora los datos obtenidos con los informes de tu sistema TPV y ten siempre tu almacén surtido.
• Eliminarás errores: Evítate el momento embarazoso de decirle a un cliente que realiza un pedido online que su artículo favorito no está en stock. Ejecuta conteos periódicos con tu escáner de códigos de barras Epos Now.

Es posible que tengas dudas. Un servicio más rápido y eficaz, sin errores humanos hará que tu vida como empresario mejore sustancialmente. Si tienes cualquier duda o deseas más información, no dudes en ponerte en contacto, de forma gratuita, con nuestro equipo de expertos de Epos Now. Estarán encantados de atenderte sin ningún tipo de compromiso.