Cómo usar una Caja Registradora

Si estás pensando en abrir un negocio, te puede echar para atrás el no saber cómo usar una caja registradora. Vamos a tratar de hacértelo más fácil.

La caja registradora es el corazón de la gestión de negocios tanto de hostelería como para comercios. No se trata simplemente de un recipiente donde se guarda el efectivo que se recibe al cobrar por un artículo o un servicio. Las cajas registradoras son el eje vertebrador de la mayor parte las funciones de gestión de un negocio de cara al público.

Los avances tecnológicos han proporcionado la posibilidad de automatizar muchos de los procesos de gestión que antes eran muy engorrosos. No debes tener miedo, puedes aprender cómo usar una caja registradora en cómodos pasos y cómo sacar el máximo partido a las características de tu TPV.

Antes de saber cómo aprender a usar una caja registradora vamos a examinar qué ventajas aporta un TPV con caja registradora a la gestión de tu negocio.

¿Qué es una Caja Registradora?

Una caja registradora es un equipo utilizado en los establecimientos minoristas que puede realizar diversas tareas como son: Contabilidad, seguimiento de las ventas o gestión del inventario. Las cajas registradoras son partes importantes de los sistemas de punto de venta (TPV), que automatizan los procedimientos de pedido y abastecimiento en restaurantes, tiendas, etc.

La primera función diseñada fue la de guardar el dinero de la transacción. Era una caja de seguridad para evitar el pillaje. Poco a poco la evolución tecnológica nos lleva a finales del s.XIX cuando se patentó la “caja incorruptible Ritty”. Era una caja registradora que sonaba cada vez que se hacía un pago para que el encargado pudiera oír la apertura de la caja con cada cliente. De esa forma pretendían prevenir que las pérdidas por hurto.

A partir de la década de los 70, con la era digital, los datos de las transacciones se iban cargando en bases de datos digitales que ayudaba a manejar muchas más funciones y acceder a esa información en cualquier momento. Aunque los datos de las ventas se introducían manualmente.

Ya en plena era tecnológica y digitalización las cajas registradoras pueden realizar un gran número de funciones. Son tantas las funciones de una caja registradora que las propias funciones han absorbido al dispositivo. Ahora forma parte de un conjunto de herramientas, TPV con caja registradora. Y cuantas más funciones tenga una caja registradora, más sentido tendrá preguntarse cómo usar una caja registradora.

El objetivo principal de una caja registradora es ayudar al camarero o al cajero a completar las transacciones. Un sistema de TPV permite llevar un registro más preciso que la contabilidad manual o los simples recibos de papel. La información guardada en las cajas registradoras informatizadas puede imprimirse después de cada transacción para realizar informes y cualquier otro asunto necesario.

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Cómo usar una caja registradora

El cómo usar una caja registradora dependerá de la experiencia previa que tengas. Vamos a suponer que es tu primera experiencia con una caja registradora. Ten confianza, no desesperes. Vamos a intentar guiarte en el proceso de familiarizarte con tu caja.

Existen distintos tipos de cajas registradoras. Modelos diferentes con funciones diferentes. Vamos a intentar abordar cuestiones que todas ellas tendrán en común.

1. Conecta y enciende tu sistema

Conecta tu terminal cerca de una fuente de un enchufe de corriente. Cuando esté enchufada, enciéndela y comienza la configuración de tu sistema TPV en la caja registradora.

2. Configura tu caja registradora

Esta es la parte fundamental que hará tu vida más fácil. Te recomendamos la solución completa de Epos Now. Epos Now tiene un asistente de configuración que te guiará paso a paso con cómodos pasos muy intuitivos.

Es muy recomendable que instales internet en tu establecimiento. Una conexión a internet permite a tu caja registradora con TPV guardar toda su información en la nube. Con una caja registradora de Epos Now y su sistema TPV puedes guardar todas tus transacciones en la nube. De esa forma salvas tus datos, tus configuraciones y tu contabilidad de cualquier tipo de error humano, pérdida o robo. Al final, considera que los datos que tienes ahí son más valiosos que la caja de una noche o que el propio dispositivo.

3. Configura tus productos

Puedes ir cargando desde cero una lista de producto si tu negocio es nuevo. Las ventajas de tener un TPV con caja registradora es que todo está integrado en una misma pantalla táctil. Esto incluye la lista de tus productos, tus categorías, tus clientes, etc.

La caja registradora de Epos Now te permite cargar masivamente tus productos desde un archivo .csv. Todo lo que tienes que hacer es añadir a tu caja registradora TPV la app de ‘Importación Masiva’.

4. Calcula el coste de las ventas

Cada vez que un cliente desea adquirir un artículo, puedes buscarlo manualmente en tu TPV con caja registradora o simplemente escanea el código de barras del producto. El valor del producto con los impuestos relativos desglosados serán incorporados automáticamente a tu TPV.

5. Realiza el cobro

Dependiendo del tipo de caja registradora que tengas podrás optar a unos métodos de pago u otros. Con los terminales TPV de Epos Now podrás recibir pagos en efectivo, con tarjeta de crédito, con dispositivos sin contacto como smartwatch, Google Pay o Apple Pay.

Ya que el cobrar es una parte del proceso muy delicada, deja que sea tu TPV quien haga todo eso por ti, eliminando así el error humano.

6. Imprime el recibo

En España es obligatorio el dar un recibo con cada transacción. Es la prueba fehaciente de que el cliente se lleva el producto y de que el negocio cobra el importe. Puede entregarse físicamente o ser enviado por correo electrónico. 

Considera incluir en tu TPV caja registradora de Epos Now una impresora de tickets.

Qué características debes buscar en una caja registradora

El cómo usar una caja registradora ya no tiene por qué ser un problema. Te hemos guiado en los pasos y funciones básicas de una caja registradora TPV. Resumiendo estas son las características deseables para la elección de una caja registradora.

1. Asegúrate de que tu caja registradora posee un software TPV conectado a la nube para asegurarte de que no pierdes la información de tus transacciones.
2. Asegúrate de que presenta funciones de análisis de ventas. Eso te ayudará a planificar tu margen de beneficios y decidir el precio de tus productos, ajustes de inventario y muchas cosas más.
3. Una caja registradora TPV debe permitirte gestionar tu inventario en tiempo real. Si tu negocio es la hostelería esta función te ayudará a minimizar el desperdicio de productos frescos. Si tu negocio es un comercio esta función te ayudará a que tener tu inventario actualizado y siempre disponer de tus productos estrella para tus clientes.
4. Una caja registradora debe ser sencilla de manejar para que tus empleados puedan manejarlas con soltura con la mínima formación. Los TPV de Epos Now con caja registradora son excelentes cumpliendo con esta función

Si tienes alguna duda sobre cómo usar la caja registradora o deseas conocer más funciones que están integradas en la misma no dudes en consultar con nuestro equipo de expertos, estarán encantados de ayudarte a tomar la decisión ideal para tu negocio. Regístrate o llama directamente sin ningún tipo de compromiso.

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