Cómo llevar la contabilidad de los gastos de personal

Si has decidido emprender en un negocio de hostelería o en un pequeño comercio, habrás observado que hay negocios con un margen de beneficio mayor que otros. También hay otros que, aunque el margen de beneficio no sea tan grande, el riesgo es menor. Riesgo y margen de beneficio son dos variables a tener en cuenta, y ambas pueden ser moduladas por una correcta gestión contable.

La contabilidad de los gastos de personal suele ser una variable que asusta y polariza. Aunque los sueldos y los salarios es una realidad inevitable, no tiene que ser necesariamente algo negativo y te guía hacia un correcto funcionamiento de tu empresa.

Qué son los gastos de personal

Los gastos de personal son los gastos derivados de tener empleados proporcionando servicios o produciendo bienes. Son los sueldos, los salarios y las retribuciones que los empleados reciben a cambio de su fuerza de trabajo.

Estos gastos incluyen:

• Nómina de empleados, retribuciones al personal
• Cuotas a la seguridad social a cargo de la empresa
• Horas Extras
• Beneficios (seguro médico, formación, etc.)
• Incentivos
• Vacaciones
• Indemnizaciones por despido

Para llevar la contabilidad de gastos de personal de forma correcta, hay que sumarlos a lo largo de un periodo determinado, por ejemplo semanal, mensual o anual. Esa cifra final es el coste de la mano de obra, el gasto en personal.

Cálculo de los gastos de personal en contabilidad

La contabilidad de los sueldos y salarios se lleva a cabo calculando los sueldos y salarios de cada trabajador. Se llama asientos de nómina y deben ser reflejados en los libros de contabilidad. Se dividen en dos partes: la fija y la variable que son las remuneraciones fijas y eventuales al personal de la empresa.

• La parte fija: Suele ser el sueldo base que percibe el trabajador. Su valor mínimo debe venir regulado por un Convenio específico del sector o un Convenio colectivo general.  
• La parte variable: Es el plus que puede cobrar por los objetivos cumplidos o por un trabajo extraordinario.

Una de las principales ventajas de llevar una correcta contabilidad de los gastos de personal, además de tener controlados todos los ingresos y gastos, es que te permite ahorrar en costes. Se pueden realizar algunas operaciones a través de internet o automatizando ciertos procesos.

Llevar una correcta contabilidad de gastos de personal es fundamental y puede calcularse de dos maneras diferentes.

A. Coste de la mano de obra dividida por los ingresos

Esta es la forma más habitual de medir el porcentaje de gastos de personal. Dado que los ingresos deberán cubrirán los costes de personal de la empresa, hay que asegurarse de tener una buena relación entre mano de obra e ingresos. Es necesario que queden fondos para cubrir otros gastos como el alquiler y el marketing.

Si quieres hacer un seguimiento de gastos de personal mensuales, primero deberás sumar todos los costes como se ha indicado anteriormente anotando los importe brutos. A continuación, deberá sumar todas las ventas antes de deducir los gastos. Así obtendrás tus ingresos mensuales. Una vez que tengas ambas cosas, divide los costes laborales entre los ingresos para ver el porcentaje.

% Costo de la mano de obra = Costo de la mano de obra ÷ Ingresos 

B. Coste de la mano de obra dividida por los Costes Totales

Como hemos dicho antes, algunos gastos son fijos y otros pueden cambiar. Si ves tus costes de mano de obra como un porcentaje de los costes totales, puedes analizar tus gastos para ver dónde centrar tus esfuerzos de ahorro. 

En primer lugar, determina el total de los costes de mano de obra, tal y como se ha indicado anteriormente. A continuación, suma todos tus gastos. Asegúrate de incluir el alquiler, los servicios públicos, el marketing, las suscripciones de software, los costes de alimentación, los uniformes y todos los demás gastos. Por último, divide la mano de obra entre los gastos totales.

% Costo de la mano de obra = Costo de la mano de obra ÷ Costes Totales

Esta fórmula es muy variable y permite monitorizar muy de cerca no solo los gastos de personal sino también otros tipos de gastos. 

Si por ejemplo tienes un negocio de hostelería, es razonable pensar que controlarás los gastos reduciendo el consumo de energía con un formato de restaurante sostenible. Reduciendo el inventario perecedero, gestionando el consumo de agua o maximizando la eficiencia energética, reducirás el valor de los costes totales. La respuesta que se espera en este índice es que el porcentaje de costo de la mano de obra sea mayor respecto al resto de gastos. Que siempre es algo deseable.

Cómo reducir los gastos de personal

Es realmente complicado reducir los gastos de personal, ya que la legislación laboral y la ética empresarial obliga a proporcionar a tus empleados una remuneración digna. Un salario que les permita compatibilizar y conciliar la experiencia de trabajar en tu negocio con desarrollar una vida social y familiar.

Lo que sí está en tu mano es facilitar la vida de tus empleados modernizando tu negocio y eliminando tediosas tareas que pueden automatizarse:

1. Gestiona los turnos

Si, por ejemplo, tu negocio es un pequeño comercio, hazte con un TPV adaptado al comercio. Con un software TPV que registra todas las transacciones podrás acceder a informes personalizados en tiempo real, y en un par de clics desde cualquier terminal. Incluso tu propio teléfono móvil.

De este modo podrás acumular personal en las horas de mayor afluencia y darles el merecido descanso en las horas con menos visitas a tu negocio.

2. Proporciona formación cruzada

Si tienes un restaurante, por ejemplo, puedes proporcionar una formación ente departamentos. El que, por ejemplo, un camarero de sala sepa como recibir a tus comensales ayudará a que, en momentos de menor afluencia, un equipo mucho más reducido puede hacerse cargo de todas las funciones.

De esa forma también favoreces el crecimiento profesional de tus empleados.

Con un TPV adaptado a la hostelería podrás gestionar el fichaje de entrada y salida de tus empleados. Teniendo un control mucho más preciso sobre las distintas funciones que cada uno puede realizar en cada momento. 

3. Moderniza tu negocio

La inclusión de un sistema TPV te permitirá agilizar y automatizar procesos que requerirían empleados específicos. 

Un TPV basado en la nube como el de Epos Now proporcionará:

• La contabilidad de gastos de personal incluida en una contabilidad pormenorizada.
• Crea informes en tiempo real que te permita evaluar tus costes.
• Gestiona automaticamente tu inventario para evitar perdidas
• Acepta pedidos online para prescindir de un horario fijo de atención presencial

Hacer que tus trabajadores se sientan valorados y parte de un equipo puede ayudar a reducir la rotación y las bajas. Recompensar y reconocer a los trabajadores es una de las mejores formas de mostrar su valor y garantizar un servicio eficaz de cara al público. 

Si tienes alguna duda sobre como gestionar a tus empleados con un TPV, no dudes en contactar con nuestro equipo de expertos, estarán encantados de ayudarte sin ningún tipo de compromiso.