Qué es un TPV

Qué creemos que es un TPV y lo que es en realidad

Gestionar tu negocio requiere un mínimo conocimiento de las herramientas que pueden facilitar tus tareas. Piensa que no sirve de nada que tengas el mejor servicio de la ciudad si no haces que todo el mundo lo sepa. Tampoco es útil que bajes tanto los precios que no seas capaz de rentabilizar tu actividad. Necesitas tener nociones básicas de administración, gestión y marketing para tener todos los cabos atados. Un Terminal Punto de Venta o TPV debe poder ayudarte en todas estas tareas, por lo que comprender qué es un TPV resulta vital si queremos agruparlas en un solo sistema.

A menudo cuando realizamos un pago con tarjeta en un establecimiento vemos al camarero o la dependienta acercarse a nosotros con un dispositivo en la mano. Ese dispositivo manual es denominado popularmente como TPV. Esto es cierto y no cierto simultáneamente. Los dispositivos manuales para realizar el cobro son los datáfonos. Los datáfonos pertenecen a los sistemas TPV, pero los sistemas TPV son también mucho más que eso. El datáfono solo es una pieza del engranaje del sistema TPV.

Definición

Los sistemas TPV o Terminal Punto de Venta son el conjunto de herramientas que permiten la gestión y la administración de tu negocio. Permite operaciones como cobrar a tus clientes con un datáfono, gestionar las existencias, elaborar informes contables o gestionar a tu personal y sus nóminas.

Componentes del TPV

Para preguntarnos qué es un TPV tendremos que preguntarnos por sus partes. Los componentes que lo forman son 2 fundamentalmente: el Software (o programa)  el Hardware (el equipo).

Software

Se compone del conjunto de programas y herramientas informáticas que te permiten gestionar tu negocio con facilidad. Te permitirá realizar diversas funciones como son:

• Administrar tu inventario: Un control exhaustivo y manual de las existencias es algo muy tedioso que requiere mucho esfuerzo y horas. Con un sistema TPV se lleva un control pormenorizado de todo tu inventario en tiempo real en cuestión de minutos. Un buen sistema TPV incluso permitirá programar emails a los proveedores de forma automática cuando tus existencias alcanzan determinado límite.

• Elaborar informes: Acceder a tus informes en cualquier momento te permite observar tendencias en las ventas de determinados productos. Conocer tus ventas te favorecerá respecto a tu competencia. Te permite prever cómo se comportará tu sector y reforzar tu plantilla siempre que sea necesario.

• Gestión del personal: Muchas herramientas presentes en los sistemas TPV te permite controlar que tus empleados fichen,  gestionar la entrada y salida de tus empleados de su puesto de trabajo, de esa forma puedes supervisar la presencia de tus trabajadores sin estar tú presente. También podrás así monitorizar las horas extras o identificar los empleados que realizan más ventas para recompensarlos.

• Registro de clientes: Un buen TPV te permitirá registrar una base de datos de tus clientes, siempre contando con su beneplácito y respetando la ley de protección de datos y las indicaciones de la AEPD [1]. El conocer a tus clientes y premiar su permanencia hará que vuelvan. Ten en cuenta que conservar y fidelizar un cliente siempre cuesta mucho menos recursos que conseguir clientes nuevos con herramientas de marketing.

Hardware

Son el grupo de dispositivos que nos permiten acceder a la interfaz del software. Es decir introducir datos, interactuar con clientes, realizar operaciones comerciales de forma cómoda… Los dispositivos de uso más comunes en un sistema TPV son:

• Monitores: Son los dispositivos como las pantallas táctiles que facilitan la entrada de información en el software. Deben ser dispositivos cómodos e intuitivos donde, de forma rápida y eficaz, cualquier miembro de tu equipo pueda ejecutar transacciones de clientes, hacer un cierre de caja o ver la disponibilidad de un determinado producto.

• Impresoras: Se trata de un dispositivo fundamental en cualquier TPV. Con la impresora se pueden imprimir tickets que sirvan como recibo. Deben ser pequeñas y adaptadas al uso que se le va a dar. Estos tickets deberían ser personalizables para introducir tu información fiscal (CIF) y el nombre de tu negocio junto con la descripción de la transacción, el importe y el impuesto aplicado.

• Lectores de código de barras: Son instrumentos muy útiles en comercios donde las transacciones deben ser veloces. Si tuvieras una tienda de ropa, por ejemplo, sabes que a ningún cliente le gustaría esperar mientras el empleado busca el tipo y color de la prenda que quiere adquirir en su base de datos. Con los lectores de código de barras de tu TPV puede hacerse en un solo segundo.

• Dispositivos manuales: Son los dispositivos que no van enchufados a ningún otro de mayor tamaño, deben ser móviles para que tu personal pueda atender a los clientes allá donde estén, en mesas o en barra. Los dispositivos móviles más comunes suelen ser comanderos PDA o tablets, ya sean Android o Apple (iOS). Otro tipo de dispositivos manuales son los datáfonos que sirven para cobrar con tarjetas de crédito o débito. Esto es especialmente importante para los estándares de higiene en era post COVID para limitar el contacto físico de tus empleados con monedas y billetes.

• Cajón portamonedas: Un cajón portamonedas es el complemento indispensable para un TPV de un negocio de atención al público donde haya que cobrar a los clientes. Se trata de una caja reforzada con compartimentos para poner las monedas y los billetes. A pesar de, por lo general, tener una llave manual, lo ideal es que posea una conexión con el software TPV para que el cajón portamonedas se abra automáticamente al realizar alguna operación.

Tipos de TPV para cada negocio

El TPV es una herramienta fundamental, y para poder sacarle el máximo partido debes invertir en todos los periféricos que sea necesario. Ten en cuenta que a muy corto plazo el objetivo de un sistema TPV completo es ahorrarte dinero y maximizar tus beneficios. Si queremos que sea un TPV completo requiere no escatimar en complementos, eso nos obliga a ser muy diligentes con nuestra elección, ya que existen soluciones adaptadas a cada tipo de negocio. 

Las necesidades de un negocio que atienda en una terraza necesitará un software y unos dispositivos periféricos diferentes que un negocio basado en atención en el mostrador como puede ser una tienda de ropa o una panadería.

Puedes consultar las funciones TPV para negocios de hostelería en general, o para bares y restaurantes en particular. Si tu negocio es un comercio, debes analizar cuáles son las prestaciones recomendadas para tu negocio. Lo mejor que puedes hacer es dejarte asesorar por expertos en la materia. En Epos Now tenemos un equipo de cualificados expertos que te preguntarán sobre los pormenores de tu negocio y te recomendarán las mejores opciones para tu TPV con todos los complementos que necesites.

Después de lo aprendido en 2020 y 2021 con la pandemia del COVID-19 debes utilizar los recursos disponibles que te permitan obtener un mayor rendimiento en momentos de bonanza económica. Por norma general un período de recuperación económica es época de bonanza en la que se reactivará el consumo y los negocios florecen. No pierdas la oportunidad de posicionarte entre los mejores.